Algemene voorwaarden

---

Algemene voorwaarden

1. Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende definities gehanteerd:

1. 1. “BFKM”: de vennootschap met de handelsvorm van een besloten vennootschap met zetel en met kantoor te 2890 Puurs-Sint-Amands (België), Breutheide 1/A, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Antwerpen, afdeling Mechelen, met ondernemingsnummer 0831.691.856 en met btw-nummer BTW BE 0831.691.856.

 

Tel: +32(0)52/33.26.99

Fax: +32(0)52/34.21.02

Website: www.bfkm.be 

E-mail: info@bfkm.be

 

 

1. 2. “Cliënt”: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon die gebruikt maakt van de dienstverlening van BFKM.

 

1. 3. “Partijen”: BFKM en de Cliënt.

 

2. Toepassingsgebied

§1.         Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle professionele relaties tussen BFKM en de cliënt en maken bijgevolg integraal deel uit van de contractuele relatie tussen BFKM en de Cliënt.

                Deze algemene voorwaarden zijn, als kaderovereenkomst, niet alleen van toepassing op de initiële opdracht van de Cliënt aan BFKM, maar ook op alle gebeurlijke navolgende opdrachten, tenzij voor een welbepaalde opdracht schriftelijk andere afspraken gemaakt zouden zijn.

§2.         Afspraken die zouden afwijken van één of meer bedingen van deze algemene voorwaarden moeten uitdrukkelijk en schriftelijk door beide partijen aanvaard worden. Ze zullen enkel het beding of de bedingen vervangen waarvan zij afwijken. De overige bedingen blijven onverkort van toepassing.

 

 

 

3. Rechten en plichten van de partijen

§1.         BFKM zal diensten verlenen met de gepaste zorgvuldigheid en in overeenstemming met de toepasselijke beroepsregels en wetsbepalingen. Behoudens andersluidende wetsbepaling of beroepsregels, zijn de geleverde diensten inspanningsverbintenissen en geen resultaatsverbintenissen.

§2.         BFKM is niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan noch van de bedragen die de cliënt of diens aangestelde hem overmaken, noch van de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen. Wij kunnen geenszins enige verantwoordelijkheid aanvaarden indien anomalieën in de boekhouding het gevolg blijken van foutief aangeleverde of ontbrekende informatie.

Indien betalingen worden uitgevoerd via informatie aangeleverd door onze online toepassing is de cliënt als enige verantwoordelijk voor nazicht van de te betalen bedragen en uitvoering betaling. Onze aansprakelijkheid is steeds beperkt tot het bedrag van de honoraria welke werden afgerekend in de twaalf maanden voorafgaandelijk aan het schade verwekkend feit.

§3.         Cliënt dient tijdig alle noodzakelijke inlichtingen, stukken en bescheiden over te maken. Zo niet zal BFKM ontslagen zijn van elke aansprakelijkheid voor de niet-naleving van de termijnen die opgelegd zijn in de wet, de reglementen en akkoorden met betrekking tot de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die binnen het bestek vallen van de opdracht.

Indien documenten worden binnengebracht na de eventuele bezwaartermijn kan BFKM niet worden verantwoordelijk gesteld voor eventuele schade welke hieruit voortvloeit.  

Documenten met betrekking tot de btw-aangiften dienen binnengebracht binnen de tien kalenderdagen na de maand/kwartaal waarover een btw-aangifte dient opgemaakt.

Documenten aangifte personenbelasting dienen bezorgd uiterlijk eind mei van het jaar volgend op het jaar waarover een aangifte dient opgemaakt.

Documenten met betrekking tot de aangifte van de vennootschapsbelasting dienen ten laatste bezorgd twee maanden voor de datum statutaire jaarvergadering.

§4.         De Cliënt is als enige verantwoordelijk voor de bescherming van zijn vermogen en voor het voorkomen en opsporen van fraude, vergissingen en de niet-naleving van de wetten en reglementen. Bijgevolg zullen we in geen geval aansprakelijk zijn voor enige schade die om even welke wijze is veroorzaakt door of in verband staat met frauduleuze of nalatige handelingen of verzuimen, valse verklaringen of niet-nakomingen vanwege de cliënt of zijn vertegenwoordigers.

§5.         De Cliënt is als enige verantwoordelijk voor het invullen en up-to-date houden van het Ubo-register. De Cliënt zal het nodige doen opdat binnen de maand na oprichting de informatie over de uiteindelijke begunstigde(n) aan het Ubo-register wordt meegedeeld en elke wijziging in de ubo’s binnen de maand wordt doorgegeven aan het register.

4. Soorten opdrachten
   1.  Recurrente opdrachten

Een recurrente opdracht is een opdracht die bestaat uit opeenvolgende prestaties van eenzelfde aard die moeten worden uitgevoerd op vooraf afgesproken tijdstippen. Tenzij er in de afzonderlijke overeenkomst een termijn wordt vermeld, wordt de overeenkomst voor recurrente opdrachten geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan.

Beide partijen kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen, onder de volgende voorwaarden: de opzegging dient per (aangetekende) brief en/of per e-mail ter kennis te worden gebracht van de andere partij en er dient een opzeggingstermijn te worden nageleefd van 14 dagen. Tijdens de opzeggingstermijn blijven deze algemene voorwaarden onverkort van kracht.

 

1. 2. Niet-recurrente opdrachten

De overeenkomst met betrekking tot een niet-recurrente opdracht wordt geacht voor bepaalde duur te zijn gesloten. Ze eindigt door de uitvoering van de opdracht en, indien dit van toepassing is gelet op de aard van de opdracht, door de levering van de overeengekomen prestaties.

 

1. 3. Beëindiging

Na de beëindiging van de samenwerking worden alle boeken en bescheiden die toebehoren aan de cliënt ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn gevolmachtigde.

 

5. Betalingsvoorwaarden
   1. Bepaling van de kosten en erelonen

De kosten en erelonen worden vastgesteld overeenkomstig de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen. De kosten en erelonen zijn verschuldigd naarmate de werkzaamheden ten behoeve van de cliënt worden uitgevoerd, ook al is de opdracht niet beëindigd. Daar de loonkost de grootste factor uitmaakt van het ereloon, is BFKM gerechtigd een jaarlijkse indexatie toe te passen

 

1. 2. Betalingsvoorwaarden
      De facturen zijn contant betaalbaar of, indien vermeld, volgens de termijn bepaald op de factuur.
      
      Bij niet-betaling van een factuur op haar vervaldag kunnen alle lopende prestaties geschorst worden, en het reeds uitgevoerde werk kan onmiddellijk gefactureerd worden. Verder zal bij gebrek aan betaling het aangerekende bedrag van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een interest van 9% per jaar opbrengen. Bovendien zal van rechtswege, ter titel van forfaitair overeengekomen schadevergoeding, een vergoeding verschuldigd zijn van 15% op de verschuldigde sommen met een minimum van 125 €.

 

1. 3. Betwisting van staat van kosten en erelonen

Alle betwistingen van kosten en erelonen dienen via aangetekend schrijven binnen de 14 kalenderdagen na ontvangst van de factuur gemotiveerd geformuleerd te worden aan de boekhouder. Na die termijn wordt de schuldvordering als definitief beschouwd en is het bedrag op onbetwistbare wijze verschuldigd.

 

6. Onmiddellijke stopzetting

§1.         Indien er redenen zijn die de voortzetting van de professionele samenwerking onmogelijk maken, kan de boekhouder de samenwerking op elk ogenblik, zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding beëindigen.

Mogelijke redenen zijn:

• omstandigheden die de onafhankelijkheid van de boekhouder in het gedrang brengen;
• omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroeps en deontologische normen onmogelijk maken;
• de kennelijke tekortkoming(en) van de cliënt ten aanzien van zijn eigen verbintenissen zoals omschreven in deze algemene voorwaarden en in de overeenkomst;
• in geval van een procedure WCO, procedure van ontbinding of kennelijk onvermogen van de cliënt.

De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden worden meegedeeld aan de cliënt. Naargelang de omstandigheden kan de boekhouder haar beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing aan de cliënt.

 

§2.         In geval van faillissement van de Cliënt is de overeenkomst van rechtswege ontbonden.

 

7. Opschorting van de uitvoering van de verbintenissen

In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de cliënt van zijn verbintenis(sen), bijvoorbeeld in geval van niet-betaling van erelonen of voorschot(ten), is de boekhouder gerechtigd de uitvoering van zijn verplichtingen op te schorten of uit te stellen totdat de cliënt aan zijn verplichtingen heeft voldaan.

Indien er na de aanvang van de schorsing of het uitstel van uitvoering, rechtshandelingen dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van de rechten van de cliënt, en waarvoor de boekhouder opdracht had gekregen, wijst hij de cliënt hierop.

Alle kosten en lasten voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de cliënt.

De boekhouder is in alle omstandigheden gerechtigd op betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds uitgevoerde werkzaamheden.

 

8. Opzegging door de Cliënt

De Cliënt kan de lopende samenwerking te allen tijde opzeggen door middel van een per post aangetekende opzeggingsbrief met een opzegtermijn van 3 maanden. De opzegtermijn loopt vanaf de eerste dag van de maand die volgt op verzending van deze brief.

 

 

 

9. Aansprakelijkheid

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, zijn alle verbintenissen inspanningsverbintenissen. Dit houdt in dat de beroepsbeoefenaar zo goed mogelijk naar de heersende normen, zoals een normaal en zorgvuldig boekhouder, moet omspringen met de gegevens van zijn cliënt.

Onverminderd afwijkende dwingende wettelijke bepalingen, is de beroepsbeoefenaar slechts aansprakelijk voor schade veroorzaakt wegens de niet-naleving van zijn verbintenissen, indien en voor zover die schade is veroorzaakt door zijn opzettelijke fout, door bedrog of door zijn zware fout voor zover dit niet leidt tot een uitholling van de overeenkomst. Voor overige fouten is hij niet aansprakelijk.

De aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar is beperkt tot de bedragen en de dekkingen die opgenomen zijn in de modelpolis burgerlijke beroepsaansprakelijkheid zoals goedgekeurd door de nationale raad van het BIBF. De beroepsbeoefenaar is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. Hij is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, met inbegrip van doch niet uitsluitend gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade aan derden.

Ingeval van overmacht worden de verplichtingen opgeschort en is de beroepsbeoefenaar van rechtswege bevrijd en niet gehouden tot nakoming van enige verbintenis jegens de cliënt noch op enige andere wijze aansprakelijk.

 

10. Archivering

Alle ontvangen documenten worden, bij beëindiging van de dienst (ten laatste na het afsluiten van het boekjaar), teruggeven aan de cliënt. Documenten welke in ons bezit blijven worden bewaard

BFKM archiveert na beëindiging van de dienst (ten laatste na het afsluiten van het boekjaar) het dossier en bewaart dit vervolgens volgens de door de wet voorziene termijn (met een maximum van 7 jaren).

Originele documenten kunnen aan de Cliënt terugbezorgd worden en dienen desgevallend door hem gearchiveerd te worden.

Na verloop van deze termijn zullen ze worden vernietigd zonder dat de cliënt daarvan op voorhand op de hoogte dient gebracht.

 

11. Tevredenheid

§1.         Indien de Cliënt ontevreden is over de verrichte werkzaamheden van een boekhouder van BFKM, kan de Cliënt hieromtrent overleggen met de zaakvoerder van BFKM.

                Indien dit overleg niet tot een oplossing leidt voor de Cliënt, wordt op diens verzoek een andere medewerker van BFKM aangewezen om de klacht te onderzoeker en waar mogelijk te bemiddelen om tot een oplossing te komen.

§2.         BFKM streeft een optimale dienstverlening na. BFKM kan bij de beëindiging van iedere opdracht de medewerking van de Cliënt aan een Cliëntentevredenheidsonderzoek vragen. Door middel van een antwoordformulier wordt aan de Cliënt de gelegenheid geboden om zijn ervaringen schriftelijk mee te delen aan BFKM.

12. Identificatieplicht

Het preventieve luik van de anti-witwaswetgeving (Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, in werking vanaf 16 oktober 2017) is van toepassing verklaard op boekhouders.

De anti-witwaswetgeving beoogt de beteugeling van diverse witwaspraktijken. Boekhouders dienen in het kader van het preventieve luik een aantal administratieve verplichtingen te vervullen en bepaalde transacties te melden.

Op grond van een wettelijk ingestelde identificatieverplichting is de boekhouder verplicht de identiteit van de Cliënt te controleren. De Cliënt zal op eerste verzoek alle gevraagde identiteitsgegevens aan de hand van officiële documenten bezorgen, in voorkomend geval ook de gegevens van zijn mandatarissen.

Een melding van bepaalde verdachte transacties dient te gebeuren aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking.

Het is de boekhouder verboden om de Cliënt in te lichten dat informatie werd meegedeeld of dat er een onderzoek aan de gang is.

 

13. Privacy beleid

Het toepasselijk privacy beleid van BFKM is beschikbaar op onze website of op eenvoudige vraag te ontvangen.

 

14. Wijziging

§1.         BFKM behoudt zich het recht voor om onderhavige algemene voorwaarden te allen tijde te wijzigen. Ingeval van wijziging brengt BFKM de gewijzigde tekst ter kennis van de Cliënt. Zulks kan via de website van BFKM.

§2.         Bij gebreke aan schriftelijk protest binnen de veertien dagen na kennisgeving van de gewijzigde tekst, wordt de Cliënt geacht te hebben ingesteld met de gewijzigde tekst en bindt deze gewijzigde tekst de Cliënt voor de toekomst.

 

15. Ongeldigheid of nietigheid – tegenstrijdigheid

§1.         Indien één of meerdere bedingen van deze algemene voorwaarden nietig, ongeldig of onafdwingbaar zouden zijn, tast dit de geldigheid en de afdwingbaarheid van de andere bedingen van deze algemene voorwaarden niet aan.

§2.         Partijen engageren zich om dergelijk nietig, ongeldig of onafdwingbaar beding in onderling overleg onverwijld te vervangen door een beding dat de strekking van het oorspronkelijk beding zoveel mogelijk benadert.

§3.         Ingeval van tegenstrijdigheid tussen de verschillende taalversies van onderhavige algemene voorwaarden primeert de Nederlandse tekst, die de enige authentieke is.

 

16. Toepasselijk recht – bevoegde rechter

§1.         Alle overeenkomsten tussen BFKM en de Cliëntzijn uitsluitend onderworpen aan het Belgische recht.

§2.         Partijen regelen bij voorkeur hun geschillen minnelijk.

§3.         Partijen laten voorafgaand aan elke procedure bij voorkeur, doch zonder hiertoe verplicht te zijn, de zaak oproepen tot minnelijke schikking voor het bevoegde gerecht.

§4.         Ingeval van een geschil tussen BFKM en de Cliënt voor een gerecht gebracht wordt, zal dit geschil, met uitsluiting van enig ander forum, gebracht worden voor de gerechten van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen.