Geldt een e-mail soms als factuur?


01 maart 2019

Om kosten in te brengen en de btw te recupereren heb je een factuur nodig. Sommige leveranciers, veelal gas- en elektriciteitsmaatschappijen, sturen je gewoon een e-mail met vermelding van het te betalen bedrag, erbij toevoegend dat de factuur beschikbaar is of later zal verstuurd worden, en dat je deze mail best kunt doorsturen naar je boekhouder. Geldt zo’n e-mail dan als factuur voor fiscus en btw?

 

Een e-mail als bewijs?

De e-mail die je ontvangt - en de begeleidende tekst - geeft de indruk dat de mail dezelfde waarde heeft als een factuur. Dat klopt niet: de factuur blijft verplicht. Voor de Btw moet ze bovendien een aantal gegevens bevatten – zie kadertekst. Zo niet kunt u de btw in principe niet recupereren. Voor de Belastingen is een factuur wel verplicht maar ze moet niet noodzakelijk alle gegevens bevatten. Het kan dus gebeuren dat dezelfde factuur wèl in aanmerking komt voor de Belastingen, maar niet voor de Btw.

Nota: Onlangs heeft de Btw haar standpunt versoepeld. Je kunt de btw toch recupereren mits je de gecorrigeerde factuur of enig ander bewijsstuk kunt voorleggen waarmee de geldigheid van de ontbrekende gegevens kan beoordeeld worden.

 

E-mail met link of factuur als bijlage

Ontvang je een e-mail met een link naar je account bij de betreffende leverancier dan kun je best de factuur downloaden. Dit is wel extra werk omdat je eerst moet inloggen op je account bij de leverancier. Daarom zou het beter zijn als de leverancier een pdf-factuur meestuurt als bijlage. Sommige gas- en elektriciteitsleveranciers sturen een extra download-link, zodat BFKM zelf de factuur kan downloaden zonder dat zij je logingegevens nodig hebben.

 

Het zekere voor het onzekere

Vind je dit allemaal te omslachtig, download dan je factuur en print ze uit. Maak er twee gaatjes in en stop ze in een binder of geef ze door aan BFKM – zoals in de goede oude tijd.

 

Conclusie

Je moet altijd beschikken over een aankoopfactuur om in te brengen als kost en om de btw te recupereren. Een e-mail kan een hulpmiddel zijn maar vervangt de factuur niet.

 

Verplichte vermelding voor de Btw: Het woord ‘factuur’, naam, adresgegevens en btw-nummer van de leverancier, datum en factuurnummer, naam, adresgegevens en btw-nummer van de klant, datum en omschrijving van de levering of dienstverlening, het toegepaste btw-tarief, eenheidsprijs en totaal.  Zie ook “Tips & Adviezen” van 09 01 2017 op onze website.

 

Gelieve de hoogte van uw browservenster te vergroten voor een betere website ervaring.