Factuur? Welke factuur?


03 december 2018

De oudste truc sinds mensenheugenis: wanneer je een betalingsrappel stuurt, beweert de klant ijskoud dat hij geen factuur ontvangen heeft. Vanzelfsprekend heeft hij niet de mogelijk gehad heeft om de factuur te controleren, te betalen of te protesteren. Natuurlijk heeft hij die wèl ontvangen, maar hoe kun je dat bewijzen? Of beter nog: hoe kun je dit maneuver voorkomen?

Voorkomen is beter…
Meer en meer bedrijven sturen hun facturen naar professionele klanten als pdf via e-mail, met verwijzing naar hun Algemene Voorwaarden. Zie in dat verband onze “Tips & Adviezen” van 3 juli 2018. Dat is handig voor iedereen, en je hebt meteen een bewijs van verzending in handen.
Kan dat om de een of andere reden niet, dan zijn er nog mogelijkheden. Vermeld in je Algemene Voorwaarden dat je uitgaand factuurboek zal gelden als bewijs van verzending. Bij professionele klanten is dat perfect wettelijk.
Let op: Wanneer je een factuur stuurt via de Post, vergewis je ervan dat de coördinaten van de klant overeenstemmen met de gegevens in je factuurboek. 

Je eerste rappel
Wacht niet lang – bijvoorbeeld 5 dagen na de vervaldag – om een eerste appel te sturen. Voeg er een kopie bij van de factuur met de vermelding “Kopie” zodat er geen verwarring mogelijk is en de klant de factuur niet meer kan protesteren. Een vaste formulering luidt: Dubbel uitgereikt op (datum) op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur. 
Tip: Vermeld in je rappel dat de factuur niet betaald is, maar dat de btw al is afgedragen.

Wanneer dat allemaal niet helpt…
In de rechtspraak is meermaals het volgende standpunt ingenomen: het feit dat je de factuur hebt opgenomen in je uitgaand factuurboek doet vermoeden dat de factuur wel degelijk verzonden is. Het heeft immers geen zin om een factuur in te schrijven en de btw te betalen, wanneer je niet de bedoeling hebt de nodige stappen te zetten om het bedrag van de factuur te innen.

Conclusie
Besteed de nodige aandacht aan de formulering en de verzending van je factuur, en zorg ervoor dat er geen achterpoortjes blijven openstaan. Het alternatief – via de rechtbank - kost veel geld. Want jij draait sowieso op voor het ereloon van je advocaat.
 

Gelieve de hoogte van uw browservenster te vergroten voor een betere website ervaring.