Facturen verzenden via e-mail: jazeker, maar...


14 augustus 2017

Paperless Office, het kantoor zonder papier, ze slaan er ons al jarenlang mee rond de oren, maar er schijnt niet veel te veranderen. Toch wel. Elektronische facturatie en verzending van de facturen per e-mail zijn meer en meer ingeburgerd, en dat is alvast een stap in de goede richting.

De voordelen zijn legio

Bij nogal wat bedrijven, ook bij KMO’s, is facturatie een pijnpunt. Toch zijn er voldoende mogelijkheden – en tools – om het facturatieproces te rationaliseren en zelfs te automatiseren. En, of de facturen elektronisch opgemaakt zijn of manueel, tussen bedrijven kunt u ze best verzenden via e-mail. U bespaart ermee op papier en afdrukkosten, op enveloppen, verzendings- en portkosten. En het milieu vaart er wel bij.  Toch enkele aandachtspunten.

Goede afspraken

Eén van de troeven van verzending via e-mail is dat de factuur meteen bij de juiste persoon terechtkomt. Maar dan moet u op voorhand goed afspreken wie uw target-man/vrouw bij de klant is. Niet de Financiële dienst of de Directie, maar Mevrouw of Mijnheer X. Zo vermijdt u dat uw facturen “rondreizen” van de ene dienst naar de andere…en in het slechtste geval in de prullenmand terechtkomen.

Goede interne organisatie

U hebt er alle baat bij dat uw facturen zo snel mogelijk bij de juiste persoon terechtkomen, en zo snel mogelijk betaald worden. Door elke factuur te koppelen aan een klantenfiche, offerte of bestelbon verkleint u alvast het risico op verkeerde adressering.

Veiligheid

De factuur is opgemaakt in Word of in Excel, maar ze mag zo niet verstuurd worden, omdat ze gemakkelijk door de ontvanger kan worden “aangepast”.  De ideale manier is de factuur op te slaan en te versturen als pdf-bestand. U kunt ook, met een gratis te downloaden app, de factuur opmaken in pdf. Tenslotte kunt u beroep doen op gespecialiseerde bedrijven, of aangepaste software kopen om uw facturen op te maken en automatisch te verzenden. Ook hier zijn er mogelijkheden te over.

Er is pdf en pdf

De pdf (Portable Document Format) is ontstaan uit de behoefte om documenten eenvoudig en betrouwbaar door te sturen, onafhankelijk van hardware, software of operating system. Iedereen kan ze aanmaken en probleemloos ontvangen.

Adobe (de uitvinder van o.m. Photoshop) heeft een pdf-systeem ontwikkeld voor de grafische sector. Maar dat is een ander verhaal.

 

Gelieve de hoogte van uw browservenster te vergroten voor een betere website ervaring.